לרדוף אחרי תשלומים זו אחת המשימות הכי שנואות בעסק. היא לוקחת זמן, היא מביכה, ובדיוק בגלל זה היא נדחית. תזכורת אוטומטית בוואטסאפ פותרת את שלושת הדברים: היא יוצאת בזמן, בטון שקבעתם, ובלי שמישהו צריך להתבייש.
01מאיפה המערכת יודעת מי לא שילם
המערכת מתחברת למקום שבו אתם כבר מנהלים את החשבוניות: מערכת הנהלת חשבונות, מערכת ניהול לקוחות, או גיליון גוגל פשוט. רגע לפני כל שליחה היא בודקת מה עדיין פתוח, כך שלקוח ששילם אתמול לא יקבל תזכורת היום.
02מתי שולחים
קובעים פעם אחת, וזה רץ לבד. לוח זמנים לדוגמה:
- ביום התשלום: תזכורת עדינה.
- אחרי 3 ימים: תזכורת נוספת, עם קישור לתשלום.
- אחרי 7 ו-14 ימים: עוד שתי תזכורות, ואז עוצרים.
- תמיד בשעות סבירות, ולא בחגים ובימים שהעסק סגור.
03איך כותבים תזכורת שלא מביכה
ההבדל בין תזכורת שעובדת לתזכורת שמרגיזה הוא הטון. במקום "נמצא חוב פתוח בחשבונכם", כותבים כמו שאתם מדברים:
04תבנית מאושרת של Meta
תזכורת שהעסק שולח ביוזמתו יוצאת מתבנית ש-Meta מאשרת מראש, עם מקומות ריקים לשם, לסכום ולקישור. מגישים את התבנית פעם אחת, ואחרי האישור המערכת ממלאת אותה לכל לקוח.
05מה קורה כשהלקוח עונה או משלם
תשובה של לקוח מגיעה אליכם לוואטסאפ, כמו כל הודעה. ברגע שהתשלום נרשם, התזכורות נעצרות, ואפשר לשלוח הודעת תודה קצרה. אצל לקוח שלנו, סטודיו כושר, תזכורות על תשלום שנכשל יוצאות ביום 0, 3, 7 ו-14 (ארבע לכל היותר), ותודה אחרי שהתשלום עובר.
עוד על אוטומציות וואטסאפ · מזכירה אוטומטית
שאלות שחוזרות על עצמן
מאיפה המערכת יודעת מי לא שילם?
מהמקום שבו אתם כבר מנהלים את החשבוניות: מערכת הנהלת חשבונות, מערכת ניהול לקוחות או אפילו גיליון גוגל. המערכת בודקת מה פתוח לפני כל שליחה.
מה קורה כשהלקוח משלם?
ברגע שהחשבונית מסומנת כשולמה, התזכורות לאותו לקוח נעצרות. אפשר גם לשלוח לו הודעת תודה.
זה לא יציק ללקוחות?
לא, אם קובעים מראש כמה תזכורות לכל היותר, שולחים רק בשעות סבירות ולא בחגים, ומנסחים בטון אישי ונעים.